株式会社日比谷花壇様
導入事例

ショップ事業部（複数店舗）にて従事した後、現在は人事部にて採用・教育・研修・人事労務とグループリーダーとしてそのすべてに携わっています。

人事労務管理のコストを抑えつつ効率化させるとともに社員がメリット享受できるようなサービス導入や検討を行っています。配属当時から比較すると人事部は3名減になりましたが、業務委託先の皆さんや他人事部メンバーに協力してもらいながら、日々業務を行っています。
全国で約1,800名の社員が働いていますが、各店舗・各ブライダル現場勤務でパソコンが使えない環境にいる社員がたくさんおります。申請フローで紙を減らす、スマートフォンで申請完結等ペーパーレス化を進めるため、システムを導入など進めています。
また、コロナ禍が落ち着き、人事部主導の研修だけではなく、お花に関する知識やフラワーアレンジメントの技術、おもてなしのスキルが大事だと、改めて人材育成に注力しています。
教育や採用は割と形に見えやすくキラキラしているように見える業務ですが、社宅管理業務をはじめとした管理業務は会社全体で見た時、埋もれがちな業務だと思います。ただそのような業務をしている社員がいるからこそ、会社として組織を保ち運営ができていることを、自分自身が今の業務を担当することになりあらためて知りました。

以前より他社様の転貸方式による社宅代行を利用していましたが、アナログ作業が多かったので、今後の事を考え、他業務同様DXを進めようと思いました。従来の方法だとExcelの申込書を異動する社員に送り、記入して返送してもらい、人事部担当者が委託先に引き継ぐ方法でした。工数と時間がかかっていたので、運用方法をどうにか変えたいと思いました。社員全員が会社用のパソコンを所有しているわけではなく、業務中にすぐにパソコンが見られる環境にはいないため、異動対象者がスマートフォンさえあれば申し込みが完結できるシステムがあればと良いなと思い、検討し始めたのが2022年でした。

★システム導入
管理側としては、転貸方式で委託していれば手間がかかるわけではないため、これ以上の業務削減にはならないと思っていました。一方で社員からいろいろな話を聞いていると、引越し運用の課題や、社員が選ぶ上で物件数が多くなければいけないとの問題も感じていて、いずれ管理方法を変えていきたいと思いがわき、興味を持ちました。
「リロネット」というシステムを知り、使い勝手が良いと思い導入を決めました。

★リロネット （申請承認WF付き転居支援システム）
スマートフォンからも利用できて、物件検索・紹介、申込、引越し見積依頼など完結できることから、社員目線では圧倒的に便利であることを評価し、リロの社宅管理に決めました。システム提供している会社は他にもありましたが、物件数が多かったことも良い点でした。当社の現状を鑑みて、引越し以外の業務についての事例も含めて提案していただけたことも決め手となりました。

★引越し運用
これまでは相見積方式でした。 「現在の運用方法では引越し費用が意外と高いかもしれない。」という話を聞き、当初は社宅管理は旧委託先のまま引越し運用のみ別方式を導入したいなと思っていました。しかし、従来の相見積もりではなく、リロさん独自の方式で今までの年間実績を算出し直すと割安になることに気付き、導入を決めました。

★親身なご対応
様々な営業担当者がいる中で、リロの営業担当者は対応が素晴らしかったと思います。親身になって提案してくれましたし、社内に説明するために一緒に考えてくれました。サービスを他社と並べた時に多少の差はあるかもしれませんが大きな差はないと思うので、営業担当者が私や会社の「こうしたい」に答えようとしてくれたことがよかったです。
1、2年の短期で考えると、担当している私としては、2社の請求書処理の手間があり、現状のままの運用でよかったのかもしれません。しかし、今だけではなくこの先5年、10年先を見据えた時に、リロさんに変えた方がよいと思いました。

業務削減の観点では、人事部の処理負担は大分軽減されました。社宅対象になった社員への案内で、ログイン方法や、規程に準じた説明をし、後はシステムを使ってもらうことで社員自身が作業をしてもらい、担当者は承認をするだけなので、業務はかなり楽になりました。
社員目線では、元々紙で処理を経験した社員と、新しく入社しリロさんのシステムを経験した社員では、それぞれの方法しか知らないので、比較することは難しいですが、旧申請方法に比べるとスマートフォンで操作できるようになったことで、申請は大分楽になっているかと思います。

リロネット上で規程に合った物件情報が表示されるとよりよいと思います。システム上で全て完結することが理想です。リロネットは、非常に使いやすいシステムだと思うので、「社宅担当者」を介して運用している企業にはおすすめです。
リログループとして社宅管理以外にも様々なサービス展開をしているので、社宅制度、社宅運用に関する多面的な相談ができることがよいと思います。