社宅管理で発生する業務とは。アウトソーシングを活用して効率化を図るには

企業が従業員に住居を貸与する（貸し出す）社宅制度の運用においては、物件の手配や入退去の手続きなどのさまざまな業務が発生します。

福利厚生の一環として社宅制度の導入を検討している会社では、「どのような業務が発生するのか」「人事総務部門の負担にならないか」と気になる方もいるのではないでしょうか。

この記事では、社宅管理で発生する業務の内容やよくある課題、社宅管理業務を効率化するアウトソーシングについて解説します。

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社宅管理とは

社宅管理とは、社宅として貸与する物件や入居者、入退去の手続きなどを社宅規程の内容に沿って管理することを指します。管理対象となる社宅は、大きく2つの種類に分けられます。

▼社宅管理の対象

借上社宅では、不動産会社での物件探しや契約手続きなどの業務が発生します。一方の社有社宅は、会社が物件を所有しているため、建物の維持管理や修繕・メンテナンスなどが必要になります。

なお、契約手続き時や運用管理に必要となる社宅規程についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

社宅管理で発生する業務の内容

社宅管理では、入退去時の手続きや入居中の運用においてさまざまな業務が発生します。借上社宅と社有社宅では、それぞれ対応する業務の内容が異なります。

▼借上社宅の場合

▼社有社宅の場合

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社宅管理でよくある課題

自社で社宅管理を行うと、多岐にわたる業務によって社宅担当者の負担が増加するほか、物件の管理会社や家主との間でトラブルが発生する可能性があります。

借上社宅の場合

借上社宅の場合には、物件の家主と個別に賃貸借契約を交わす必要があるため、契約管理や更新手続きなどが煩雑化しやすくなります。退去時の原状回復費用に関する交渉や回収をめぐってトラブルになることも考えられます。

▼借上社宅の管理でよくある課題

• 物件ごとに契約内容が異なるため、契約管理や更新手続きが大変
• 入社時や転勤時に社宅規程にマッチする物件がすぐに見つからない
• 入居者対応に時間を取られてしまう
• 原状回復をめぐって管理会社とのトラブルが発生しやすい
• 入居期間中の敷金の残高管理や退去後の敷金回収業務に負担がかかる　など

社有社宅の場合

社有社宅の場合は、社宅物件の空室管理を行い物件を割り当てる業務が発生するため、管理戸数が多くなるほど負担がかかります。また、物件の維持管理を自社で行う必要があり、修理事業者とのやり取りや予算の管理も負担となります。

▼社有社宅の管理でよくある課題

• 入居者の差配・空室管理が煩雑になる
• 修理事業者を手配する際の相見積もりに時間がかかる
• 長期修繕計画に基づく大規模な予算が必要になる　など

アウトソーシングで社宅管理業務を効率化！

社宅管理で発生するさまざまな業務を効率化するには、外部の代行事業者にアウトソーシングすることも一つの方法です。アウトソーシングを行うことによって、社宅担当者の負担を軽減して円滑に社宅制度を運用できるようになります。

▼社宅管理のアウトソーシングを行うメリット

• 負担の大きい定型業務を削減してコア業務に注力できる
• 入居者へのきめ細かなフォローにより満足度の向上を図れる
• 代行事業者の専門知識に基づいた効率的な社宅運用ができる　など

また、社宅管理のアウトソーシングには、業務委託契約と包括転貸借契約による委託方式があります。借上社宅を運用する場合には、代行事業者と包括転貸借契約を交わすことにより、家主ごとに個別の賃貸借契約を交わす必要がなくなるほか、敷金を自社管理する負担を削減できます。

社宅管理のアウトソーシングを活用する際のポイント

代行事業者に社宅管理をアウトソーシングする際には、以下のポイントを押さえておくことが重要です。

▼アウトソーシングを活用する際のポイント

• 社宅管理の課題を明らかにする
• 実績や不動産会社との連携体制を確認する
• 運用体制に合った委託方式を選ぶ

社宅管理に必要な人員やコストなどの課題を明らかにすることで、アウトソーシングする業務の内容・範囲など検討しやすくなります。豊富な運用実績があり、不動産会社と提携している代行事業者を選ぶと、迅速かつきめ細かなフォローに対応してもらえることが期待できます。

また、運用する社宅の種別や社内の運用体制を踏まえて、自社に適した委託方式を選ぶこともポイントです。「どのような委託方式が適しているか分からない」という場合には、社宅制度の診断や見直しの提案などを受けられるコンサルティングを行っている事業者を選ぶことも一つの方法といえます。

なお、アウトソーシングの方式やコンサルティングについてはこちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

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まとめ

この記事では、社宅管理について以下の内容を解説しました。

• 社宅管理の概要
• 社宅管理で発生する業務の内容
• 社宅管理でよくある課題
• 社宅管理業務をアウトソーシングするメリット
• アウトソーシングを活用する際のポイント

社宅管理では、多岐にわたる業務により社宅担当者の負担が増加しやすく、管理会社や家主とのやり取りにおいてトラブルが発生することもあります。負担の大きい業務を削減して円滑に社宅制度を運用するには、アウトソーシングを活用することが有効です。

『リロケーション・ジャパン』の社宅管理サービスでは、包括転貸方式による借上社宅の運用管理や社有社宅の運用代行を行っております。物件の手配や入退去の手続き、入居中のトラブル処理に至るまで一括で対応しており、貴社に合った社宅制度の構築を支援いたします。

詳しくは、こちらの資料をご確認ください。