社宅管理に必要な社宅規程とは。作成例と押さえておきたいポイント

企業が社宅制度を運用する際は、社宅規程を作成して従業員へ共有する必要があります。社宅規程を作成しておくことで、従業員とのトラブルを防止して円滑な運用管理を行えるようになります。

人事総務部門のご担当者さまのなかには、「なぜ社宅規程を作成する必要があるのか」「どのような内容を盛り込むとよいのか」など気になる方もいるのではないでしょうか。

この記事では、社宅規程の概要や記載する項目、一般的な作成例、従業員の満足度を高めるポイントについて解説します。

社宅規程とは

社宅規程とは、入居資格や条件、費用発生時の負担区分などの社宅貸与時のルールをまとめたもののことです。社宅規程の作成が必要となる理由には、以下が挙げられます。

法令の遵守

『労働基準法』第89条では、事業者は労働条件や就業時の規律などを定めた就業規則を作成して、所轄の労働基準監督署長に届け出る義務（※）が定められています。

社宅の運用にあたっては社宅規程を作成する義務はありませんが、就業規則に付随する“諸規定（別規定）”と定めることが一般的とされています。労働条件をめぐる認識の違いやトラブルを避けるために、就業規則の諸規定として社宅規程を作成しておくことが望ましいと考えられます。

※常時10人以上の労働者を雇用する使用者が対象

出典：首相官邸『事業主のみなさま こんな労務管理､していませんか？』／厚生労働省 茨城労働局『法定労働条件と企業内ルール』／e-Gov法令検索『労働基準法』

公平性の確保

社宅規程は、社宅制度の公平性を確保するうえでも作成が必要といえます。入居資格や物件の条件などのルールを定めていない場合、従業員間で不公平感が生まれて不満につながる可能性があります。

社宅制度は、入社・転勤に伴う住居の確保や生活の支援などを目的とした法定外福利厚生に該当します。従業員が公平な基準に沿って社宅制度を利用できるように、適正な規定を定めることが重要です。

なお、福利厚生と社宅制度についてはこちらの記事をご確認ください。

従業員とのトラブル防止

社宅制度の運用では、使用料の徴収や各種費用の負担割合、入退去の手続きなどに関するさまざまなトラブルが発生する可能性があります。また、騒音やプライバシーなどの問題が起こり、入居者からクレームがくることも考えられます。

認識の違いや生活マナーによるトラブルを防ぐために、社宅規程を作成して運用上のルールを明確にしておくことが重要です。

社宅で起こりやすいトラブルと対応方法については、こちらの記事で詳しく解説しています。

経費処理や運用管理の明確化

社宅規程を作成することにより、経費処理や運用管理に関するルールが明確になり、適正な判断に基づいて業務手続きを行えます。

これにより社宅管理の運用を効率化できるほか、トラブルが発生した際の対処を規程に則ってスムーズに行うことが可能です。

社宅規程に記載する項目

社宅規程に記載する項目は、企業が任意で定めることが可能です。記載しておきたい基本的な項目には、以下が挙げられます。

▼社宅規程の主な記載項目

なお、入居期間の目安や入居条件については、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

社宅規程の作成例

一般的な社宅規程の作成例は、以下のとおりです。企業の人事制度や社宅制度の導入目的などを踏まえて、自社に適した内容に追加・修正する必要があります。

▼社宅規程の作成例（借上社宅の場合）

従業員の満足度を高める社宅規程の作成ポイント

社宅規程を作成する際は、従業員が社宅制度を利用しやすく、満足度を高められる内容にすることが求められます。

➀家賃相場に基づいた上限額を設定する

社宅規程で借上社宅の月額家賃を定める際は、エリアの家賃相場に基づいた上限額を設定することがポイントです。

賃貸物件の市場における家賃相場と、社宅規程で設定した月額家賃の上限額が乖離している場合には、住みやすい物件を見つけることが難しくなります。

社宅制度の利用を促進するには、物件のエリア・間取り・設備などに応じた家賃相場を把握しておくとともに、定期的に上限額を見直すことが必要です。

②職種を踏まえて入居エリアを柔軟に選定する

従業員の職種に応じて、入居エリアを考慮することも重要といえます。深夜・早朝の勤務がある職種の場合には、公共交通機関の運行時間やアクセスのよさを考慮して入居エリアを柔軟に検討する必要があります。

また、緊急対応が求められる職種の場合には、会社まで徒歩圏内でアクセスできることを条件にすることも考えられます。

③家族構成や生活の状況などを考慮する

社宅規程を作成する際は、従業員の家族構成や生活の状況などの個別事情を考慮して柔軟に対応する必要があります。

共働き世帯や子育て世帯の場合には、配偶者の勤務地、子どもの学校、生活がしやすい周辺環境などを考慮することが重要です。特に女性の場合には、物件の防犯設備や地域の安全性についても物件選択時に考慮することをおすすめします。

④社宅規程は定期的に見直す

社宅規程を運用する際は、実情に即した内容になるように定期的に見直しを行うことが欠かせません。

社会環境や地域状況の変化、また従業員の声などを踏まえて公平性のある社宅規程へと見直すことにより、満足度の向上につながります。地域の特性や市場の変化などに応じた合理性のある社宅規程を作成するには、外部のサポートを受けることも一つの方法です。

まとめ

この記事では、社宅規程について以下の内容を解説しました。

• 社宅規程の概要
• 社宅規程に記載する項目
• 従業員の満足度を高める社宅規程の作成ポイント

社宅の運用を明確化して円滑かつ公平性のある制度にするには、社宅規程を作成することが重要です。入居資格や物件の条件、入退去の手続きなどを明記しておくことで、従業員とのトラブル防止につながります。

『リロケーション・ジャパン』の社宅管理サービスでは、社宅の運用をトータルサポートしています。賃貸物件の契約や引越しの手配、各種手続きに至るまで一括で代行しているため、社宅担当者と従業員の負担を軽減できます。

詳しくは、こちらの資料をご確認ください。