社宅の賃貸借契約を解約する流れと必要なもの。スムーズに解約手続きを進めるには？

福利厚生の一環として社宅制度を運用するなかで、入居者の転勤や退職によって社宅を退去することがあります。社宅を退去する際には賃貸借契約の解約が必要になり、さまざまな手続きが発生します。

社宅制度を運用している人事総務部門ご担当者さまは、従業員や家主・管理会社とのトラブルを防いでスムーズに解約するために、手続きの流れ、必要なものについて理解しておかなければなりません。

この記事では、社宅の賃貸借契約を解約する際の手続きや必要なもの、スムーズに解約するためのポイントを解説します。

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社宅の賃貸借契約を解約する手続きの流れ

社宅の賃貸借契約を解約する際は、入居している従業員と家主または管理会社とのさまざまなやり取りが発生します。一般的な手続きの流れは、以下のとおりです。

①入居者の退去申請を承認する

転勤や退職によって社宅を退去することになった場合は、社宅に住んでいる従業員に退去申請をするように伝えます。退去申請を受け取ったあと、社内での承認・処理を行います。

また、退去申請の承認を行う際は、退去予定日がいつになるかを確認しておく必要があります。

②解約通知書の提出期限を確認し、家主または管理会社に解約通知を行う

賃貸借契約を解約する際は、貸主または管理会社に対して事前に解約通知を行う必要があります。

解約予告期間は、一般的に「退去希望日の1ヶ月前」や「2ヶ月前」と設定されているケースが多いため、まずは契約書で正確に確認することが重要です。この期間を過ぎて通知した場合、規定期間分の家賃を追加で負担する義務が生じ、法人に余分なコストが発生する原因となります。

また、解約通知はトラブル防止のため、必ず書面（解約通知書）で提出することを基本とします。口頭での通知は、後に「通知した・していない」という争点になりやすく、解約日が不明確になるリスクを伴うため、避けることが望ましいといえます。

解約予告期間についてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

③ライフライン（電気・ガス・水道）や火災保険などの解約・変更手続きを行う

社宅からの退去日が確定したら、入居者自身に電気・ガス・水道といったライフラインの使用停止手続きを退去日までに完了させるよう指示します。また、郵便物の誤配を防ぐため、郵便局への転居届（転送手続き）も忘れずに行う必要があります。

社宅契約における法人契約特有の注意点として、水道やガスなどの一部のライフライン契約の名義が法人になっているケースがあります。この場合、入居者任せにするのではなく、会社側が法人名義での使用停止手続きを主導して行うか、入居者に手続きの具体的な手順を明確に指示する必要があります。

さらに、社宅契約時に法人名義で火災保険に加入している場合も、解約日をもって保険の解約手続きを進めなければなりません。

④原状回復費用が確定される

退去立会いの当日は、家主や管理会社による住居のチェックが行われたのち、賃借人に請求する原状回復費用が確定されます。

入居時に敷金を支払っている場合には、敷金から原状回復費用を家主または管理会社に支払います。入居時に敷金を納めていない場合や、原状回復費用が不足する場合には、不足分を家主または管理会社に後日支払うことになります。

借上社宅に関する原状回復費用についてトラブルを防ぐために、「会社と従業員のどちらがどの範囲まで負担するか」を社宅規程で取り決めておくことが必要です。

なお、借上社宅の原状回復費用についてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

⑤賃貸の解約で発生しうる原状回復費用と違約金に関する注意点を確認

退去時の費用として特に注意が必要なのが、原状回復費用と短期解約違約金です。

これらは敷金から差し引かれることが多く、事前に契約内容を確認しておかないと、予期せぬ高額請求につながり、会社と家主間のトラブルに発展する可能性があります。

賃貸借契約書には原状回復の範囲や違約金が発生する条件が明記されているため、解約手続きを開始する前に再確認が必須です。

短期解約違約金が発生する条件と金額の相場

賃貸物件の契約においては、貸主が早期の退去による空室期間のリスクを回避するため、「1年未満の解約」や「2年未満の解約」といった短期での解約に対し、家賃1～2ヶ月分程度の短期解約違約金が設定されていることがあります。この違約金条項は、賃貸借契約の自由に基づき設けられており、契約書に明記され、借主がその内容を理解して合意していれば有効とみなされます。

社宅利用の場合、従業員の急な転勤や、予期せぬ退職による途中解約は避けられないリスクとして存在します。そのため、契約前の段階で、短期解約違約金条項の有無、発生条件、そして金額を必ず確認し、そのリスクを考慮に入れた上で契約を締結する必要があります。

⑥敷金を精算する

退去立ち会いによる部屋の状況確認と、原状回復工事の見積もりが確定したあと、貸主または管理会社から敷金精算の内訳が会社へ通知されます。

会社側は、提示された原状回復費用の内訳を詳細に確認し、その請求が賃貸借契約書や国土交通省の定めるガイドラインに沿った適正なものであるかを精査する必要があります。特に、経年劣化や通常損耗（自然な摩耗）まで借主負担とされていないかを確認することが重要です。

出典：国土交通省『「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」について』

賃貸借契約を解約する際に必要なもの

賃貸借契約の解約手続きを行うにあたっては、解約通知を行うための書類と返却が必要なものを準備しておく必要があります。

解約通知書

家主または管理会社に対して賃貸借契約の解約を申し入れるための解約通知書を用意する必要があります。家主または管理会社によっては、契約時に解約通知書を渡される場合や、フォーマットが指定されている場合もあります。

解約通知書が手元にない場合には、家主や管理会社に連絡をして書面を郵送してもらうか、必要事項を記載した解約通知書を作成して提出します。

▼解約通知書に記載する項目

貸与物

鍵をはじめとした貸与物については、退去時に返却する必要があります。

契約時に貸与されたものを確認して、退去立会いの当日に用意しておくように従業員に伝えておきます。また、入居時に備えつけてあったエアコンをはじめとする部屋の備品や設備についても返却する必要があります。

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解約時における注意するポイント

社宅の解約手続きにおいては、費用負担に関するトラブルが発生しやすいポイントです。特に、敷金精算時の原状回復費用の範囲や、家賃の支払い期間に関する認識のズレは、会社と家主・入居者の間で大きな問題になりがちです。

敷金精算における原状回復費用の範囲とトラブル回避のポイント

退去時の原状回復費用をめぐるトラブルを回避するためには、費用負担の範囲を定めた国土交通省のガイドラインの考え方を理解しておくことが不可欠です。

原状回復とは「賃借人の故意・過失、善管注意義務違反、そのほか通常の使用を超えるような使用による損耗・毀損を復旧すること」と定義されています。

つまり、入居者が「普通に暮らしているなかで発生した汚れやキズ」といった経年劣化や通常損耗（自然な摩耗）は、賃料に含まれるものとして貸主が負担するのが基本であり、借主（会社）が負担するのは、不注意や故意による損耗の修繕費用に限定されます。

会社として敷金を精算する際には、貸主から提示された清掃費や修繕費の内訳明細をしっかり確認し、経年劣化と判断される費用が含まれていないかを精査することが重要です。

出典：国土交通省『「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」について』

賃料の日割り・月割りの確認と二重家賃を防ぐ方法

解約月の家賃精算方法が「日割り」なのか「月割り」なのかは、賃貸借契約書に必ず記載されています。解約通知を行う前に、この条件を確認することが非常に重要です。

日割り計算の場合

解約日までの日数分のみ家賃を支払えばよいため、無駄な支出を抑えやすい。

月割り計算の場合

解約日が月途中であっても、その月の家賃全額を支払う必要があります。解約日を月末に設定しないと、残り日数分が損になる可能性があります。

特に社宅では、新居契約の契約日と旧社宅の解約日が近接することが多く、旧居と新居の家賃支払い期間が重なり「二重家賃」が発生しやすい状況です。

会社として無駄なコストを防ぐためには、旧社宅の解約月の家賃計算方法を確認したうえで、入居者に対し、新居への引っ越しスケジュールと旧社宅の解約日の調整を行うことが重要です。

スムーズな賃貸解約手続きを実現するための対策

社宅の解約業務をスムーズに進めるためには、入居者（従業員）との間での認識の齟齬をなくすための「社内ルールの明確化」と手続き自体のアウトソーシングを検討する「社宅管理サービスの利用」が有効な対策です。

①退去に関する項目を社宅規程に明記し、社内ルールを明確化する

社宅規程には退去に関する項目を明記しておくことがポイントです。

社内への退去申請が遅くなり、賃貸物件の解約予告期間を過ぎてしまった場合には、遅延した分の日割り家賃が請求される場合があります。

また、原状回復の範囲や費用の負担割合について明確に定めていない場合、支払いついて従業員とのトラブルに発展する恐れもあります。このような問題を防ぐために、以下の項目を社宅規程に明記しておく必要があります。

▼社宅規程に明記する項目

• 退去申請を行う期間（例：退去予定日の〇ヶ月前まで）
• 原状回復の範囲と費用負担の割合
• 従業員から原状回復費用を徴収する例外的なケース

これにより、入居者は退去時に自身がすること、会社が負担すること、そして契約上のルールを事前に把握できるようになります。結果として、総務部門への問い合わせ対応の回数が減り、手続きの遅延リスクも低減するため、解約業務の迅速化と効率化が実現します。

②社宅管理サービスを利用し、解約業務の負担を軽減する

社宅に関する運用業務を一括でサポートしてくれる社宅管理サービスを利用することも一つの方法です。

社宅制度の運用には、賃貸借契約の締結や更新、解約などのさまざまな手続きが発生します。社宅の戸数が多くなるほど、社宅担当者の業務負担が増加するほか、手続きの漏れ・遅延が発生してしまうリスクがあります。

社宅管理サービスを利用すれば、社宅の運用業務に関する日々のサポートを受けられるため、社宅担当者の負担軽減や円滑な運用につながります。

社宅管理サービスの形態には、主に以下の2つが挙げられます。

▼社宅管理サービスの形態

• 社宅物件の社宅物件の契約条件チェックや契約管理などの業務を代わりに行う運営代行（代行型）
• サービス事業者が物件を借り上げて企業と転貸借契約を交わす、包括転貸方式によるフルアウトソーシング（転貸型）

社宅の規模や社内リソースに応じて、自社に合ったサービスを選ぶことがポイントです。

まとめ

この記事では、賃貸借契約の解約について以下の内容を解説しました。

• 社宅の賃貸借契約を解約する手続きの流れ
• 賃貸借契約を解約する際に必要なもの
• スムーズに賃貸解約を行うためのポイント

賃貸借契約を解約する際は、従業員の退去申請を承認したあと、家主・管理会社への解約通知を行い、退去立会いの元で原状回復費用の精算、貸与物の返却などを行わなければなりません。

特に解約予告や原状回復費用についてはトラブルに発展しやすいため、退去に関する項目を社宅規程に明記しておくことが重要です。

また、社宅担当者の業務負担が大きく自社での運用が難しい場合には、社宅管理サービスを利用することも有効です。

『リロケーション・ジャパン』では、包括転貸借契約によるフルアウトソーシングで社宅の運用をサポートいたします。家主・管理会社や従業員とのやり取りも当社が行うため、社宅担当者さまの業務負担の削減に貢献します。

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