借上社宅の賃貸借契約に必要な書類！ 契約前に行っておく準備とは？

企業が借上社宅を導入する場合は、物件オーナーと企業との間で賃貸借契約を締結します。その際、法人名義で賃貸物件を借りることになるため、個人で契約する場合と異なり、さまざまな書類の提出が求められます。

社宅担当者のなかには、スムーズな借上社宅の導入を目指して、「どのような書類が必要なのか確認しておきたい」「書類以外の準備も進めておきたい」とお考えの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、借上社宅の賃貸借契約を法人名義で締結する際の必要書類と準備について解説します。

借上社宅の賃貸借契約に必要な書類

借上社宅にする賃貸物件が決まったら、不動産仲介会社を介して以下の流れで契約を交わします。

▼賃貸借契約の流れ

1. 入居申し込み
2. 入居審査
3. 賃貸借契約の締結

上記の入居審査と賃貸借契約のタイミングでいくつか書類の提出が求められるため、事前に準備しておく必要があります。

入居審査時

法人名義で賃貸物件を借りる際は、会社の規模や業績などの情報を基に入居審査が行われます。入居審査時に提出を求められる可能性のある書類には、以下が挙げられます。

▼提出を求められる可能性のある書類

• 会社登記簿謄本（履歴事項全部証明書）
• 会社概要・会社案内（パンフレット、自社Webサイトなど）
• 決算報告書
• 代表者の経歴書
• 入居者の本人確認書類の写し
• 入居者の社員証の写し
• 連帯保証人の本人確認書類

新規での起業や開業して間もない場合には、事業計画書の提出が求められるケースがあります。会社登記簿謄本は、原則3ヶ月以内に取得した書類が必要です。

なお、賃貸借契約では、家賃滞納をはじめとする債務不履行のリスクに備えて、賃借人に連帯保証人の用意または保証会社への加入を求められます。ただし、法人名義で契約する借上社宅の場合には、連帯保証人の用意や保証会社への加入が不要な場合もあります。

どちらが必要になるかは物件によって異なりますが、連帯保証人が必要な場合には連帯保証人の本人確認書類も必要になります。借上社宅の場合は、法人の代表者が連帯保証人となるケースが一般的です。

賃貸借契約時

賃貸借契約を締結する際には、会社や代表者に関する書類の提出が必要です。

▼提出を求められる可能性のある書類

• 法人印鑑証明書
• 連帯保証人の印鑑証明書（保証会社を利用しない場合）
• 入居者全員の住民票

これらの公的書類は、原則としてすべて原本かつ3ヶ月以内に取得することが必要です。入居審査の際に会社登記簿謄本の写しを提出している場合には、契約時には原本での提出が求められることもあります。

物件や会社によってほかの書類の提出が必要になるケースもあるため、申し込みや入居審査の前に確認しておくことがポイントです。また、契約書への捺印は実印が必要になりますが、2022年における宅地建物取引業法の改正以降は電子契約も認められています。

なお、賃貸借契約時に気をつけるポイントについて詳しくは、こちらの記事で解説しています。

借上社宅の契約前に行っておく準備

借上社宅の賃貸借契約を締結する前には、事前に社宅運用のルールや体制などを整えておくことが重要です。

社内規程を作成する

賃貸借契約を締結する前に、社内規程を作成しておく必要があります。

社内規程とは、借上社宅の物件条件や入居制限、賃料の負担割合、退去・入居に関するルールなどを定めた規程です。借上社宅の物件を選定する際は、社内規程の内容と賃貸借契約書の内容を照らし合わせて、契約できるかを確認することが重要です。

また、物件によって更新料や退去時の解約通知期日・方法、入居制限（単身者専用、同居不可、ペット不可など）が異なります。社宅を利用する従業員との間で認識の違いが生まれないように、社宅使用誓約書を作成して、個別の注意事項についても伝えておく必要があります。

なお、社宅使用誓約書の内容と注意点については、こちらの記事をご確認ください。

包括保険を検討する

賃貸借契約を交わす際は、万が一の災害に備えて、物件ごとに火災保険の加入を求められることが一般的です。

社宅制度を運用する際は、物件ごとに火災保険に加入することになりますが、社宅利用者が多数になると、加入・更新手続きに負担がかかります。また、更新漏れや手続きの不備が発生して、保険未加入の状態となるリスクもあると考えられます。

火災保険の管理を円滑に行うために、すべての社宅の火災保険を1本化できる包括保険（火災保険の総括契約）を検討することが重要です。包括保険に加入すると、契約内容の確認や更新・加入手続き、経費処理などの業務をスムーズに行えるようになり、社宅担当者の負担軽減、加入漏れの防止につながります。

なお、包括保険の詳しい内容はこちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

運用体制を整える

借上社宅を導入する際は、社内の人事・総務部での運用体制を整えておくことも欠かせません。借上社宅を運用するには、以下のような業務が発生します。

▼借上社宅の運用に関する業務

• 社内規程に沿った社宅物件の選定
• 物件ごとの賃貸借契約の締結
• 契約書類の管理
• 契約金／賃料の支払い
• 入居者使用料の徴収
• 従業員の入退去管理
• 敷金の残高管理・回収
• 退去時における原状回復費の精算
• 更新や解約の手続き
• 支払調書の作成　など

借上社宅の数が多くなるほど、運用業務が煩雑化しやすく社宅担当者の負担も大きくなります。社内での運用が難しい場合には、アウトソーシングサービスを活用することも一つの方法です。

まとめ

この記事では、借上社宅の賃貸借契約について以下の内容を解説しました。

• 借上社宅の賃貸借契約に必要な書類
• 借上社宅の契約前に行っておく準備

借上社宅の賃貸借契約を締結する際は、入居審査時と賃貸借契約時にさまざまな書類の提出が求められます。スムーズに契約を進めるためには、不動産会社に確認をして、事前に書類を準備しておく必要があります。

また、借上社宅の契約前には、社内規程を作成して従業員に共有するとともに、包括保険を検討すること、運用体制を整えることも重要です。

『リロケーション・ジャパン』の社宅管理サービスでは、転貸方式によるフルアウトソーシングによって、個別の賃貸借契約が不要になります。借上社宅の戸数が多く、自社での契約・管理が難しい場合にも、リロケーション・ジャパンが手続きを行います。詳しくは、こちらからお問い合わせください。

なお、社宅として借り上げる物件を探す際は、不動産会社の繁忙期・閑散期を知っておくとスケジュールを組みやすくなります。詳しくは、こちらをご確認ください。