新規業務	借上社宅申請受付、契約条件審査、入居申込、賃貸借契約書作成　など
随時業務	入居者対応、家主・管理会社対応　など
月次業務	家賃送金、使用料計算・控除　など
年次業務	支払調書作成・送付、決算資料作成　など
更新業務	スケジュール管理、条件審査、内容通知、手数料支払い、契約書作成　など
解約業務	解約通知・退去申込、退去立会い、鍵の返却、原状回復見積もり確認、査定交渉　など

入居に関する契約書の手配や保管、家賃の支払い額の精査や処理、給与控除処理など、社宅管理の業務内容はさまざまです。

そのため、自社でリソースが確保できない場合は、担当者の業務負担や管理コストにかかる負担が大きくなると予想できます。

社宅管理を委託するメリット

社宅管理の業務を外部サービスに委託することで、企業が得られるメリットはさまざまあります。ここでは、主な4つのメリットについて解説します。

①管理業務の負担軽減

1つ目は、管理業務にかかる負担の軽減です。

▼具体例

煩雑になりやすい契約・解約業務にかかる負担を軽減できる
担当者の負担を軽減して、コア業務に専念できる

企業の規模が大きくなれば、管理する社宅の数も増えます。また、契約時期がバラバラの場合、一定期間に集中し過ぎている場合には、管理部署の事務作業に膨大な手間がかかる可能性もあります。

また、一般的に作業が集中しやすい年度末は、管理業務に時間を取られ過ぎて、担当者がコア業務に十分な時間を避けないこともあります。外部サービスに委託することで、これらの課題を解消して、管理業務の負担を軽減できます。

②リスクの軽減

2つ目は、契約に関するリスクを軽減できることです。

▼具体例

契約内容の確認ミスを軽減できる
契約を締結する際の約定と社宅規程の不一致リスクを軽減できる

借上社宅で住宅を提供している場合、利用する従業員の数が増えれば、複数の家主や不動産会社と契約を締結することになります。

契約書の内容をしっかりと確認しておくことが重要であることはいうまでもありませんが、担当者の不動産・税務等に関する知識が不足している場合、ミスが発生しても気づかない可能性があります。

プロの視点で契約内容を確認してもらうことで、確認ミスや契約締結時のリスクを軽減することが可能です。

③従業員の満足度向上

3つ目は、従業員の満足度向上を図れることです。

▼具体例

希望に沿った物件の提案や退去時のアフターフォローを受けられる
社宅を利用する従業員の満足度向上を図ることができる

管理業務が適切に行われていない場合、「物件の設備トラブルが多い」「トラブル時の対応が遅い」など、入居する従業員の不満が発生しやすくなります。

社宅管理を委託することで、日々の有事対応だけではなく、よりきめ細やかなアフターフォローを受けられるため、従業員が満足して暮らせる環境を整えて、満足度の向上につなげることが可能です。

④合理化による生産性の向上

4つ目は、合理化による生産性の向上が期待できることです。

社宅業務を外部サービスへ委託することは、実務的な視点だけでなく、経営戦略の視点で考えた際にも効果的といえます。

担当者の社宅管理業務を削減できれば、コア業務に割く労働時間を捻出できます。それにより、以下を実現できます。

▼具体例

企画立案型の戦略人事への変革推進
本業特化
コアコンピテンシーの追求

また、潤沢な設備投資・IT投資を行っている専門事業者のシステムを利用することができるため、DX（Digital Transformation：デジタル・トランスフォーメーション）の推進や、レガシーシステム（※）からの脱却にも貢献します。

※レガシーシステムとは、過去の技術や仕組みで構築された、柔軟性・機動性などに欠けた旧型システムのこと。

社宅管理を委託する際の注意点

社宅管理を外部サービスへ委託するメリットは多くありますが、依頼する前に把握しておきたい注意点もあります。主な注意点には以下が挙げられます。

実績や経験があるか
委託料に対する導入効果はどの程度か
サービス体制・システム機能

まずは、委託サービスの導入事例や実績を基に、自社においても導入効果が期待できそうか検討します。

サービス内容にもよりますが、委託にかかるコストと業務負担軽減やサービスレベル向上等の導入効果とのバランスを評価することがポイントです。

また、どこまで業務を負担してもらえるか、自社のニーズに合ったサービス体制が構築されているかも確認することが重要です。

社宅管理は従業員の住まいに関わります。安定したサービスを受けるために、委託を検討している会社の財務状況や企業方針などをチェックしておくことが理想です。

まとめ

この記事では、社宅管理に関する以下の情報を解説しました。

社宅管理の主な業務
社宅管理を委託するメリット
社宅管理を委託する際の注意点

福利厚生の面で差別化を図れることをはじめ、従業員と企業の両方にさまざまなメリットがある社宅制度ですが、従業員の数が増えるごとに社宅の家主や管理会社の数も増えるため、管理に手間がかかります。

社宅管理にかかる業務を外部サービスに委託することで、管理業務を効率化できるほか、担当者の負担を軽減して、コア業務に専念してもらうことができます。

外部サービスを選ぶ際は、毎月の委託料はもちろんのこと、管理体制や導入効果なども事前に確認しておくことが重要です。

また、こちらでは社宅管理における代行方式と転貸方式の特徴・違いについて解説しています。併せてご覧ください。

【外部委託】社宅管理の代行方式と転貸方式の特徴と違い社宅管理代行会社（以下、委託会社）のサービスには、大きく分けて“代行方式”と“転貸方式”の2種類があります。どちらも企業の代わりに社宅を管理する点では似ていますが、細かい部分で違いが見られます。それぞれの特徴と違いを理解したうえで、自社の社宅管理業務の課題解決につながるようなサービスを選ぶことが重要です。しかし、社宅制度を導入している企業の担当者のなかには、「管理業務が煩雑で外注したい」「サービスによって委託方式が違うのが気になる」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。この記事では、社宅管理における代行方式と転貸方式の特徴・違いについて解説します。リロの社宅管理│業務削減効果90％以上のアウトソーシングサービス

『リロケーション・ジャパン』が提供する社宅管理では、単なる業務代行ではなく、業務を発生させないという視点・仕組みに基づいて、95%以上の社宅業務削減に向け、抜本的な業務改革を実現します。

社宅管理の外部委託を検討している場合は、ぜひお気軽にご相談ください。

社宅管理を委託するメリットとサービスを選ぶ際の注意点について解説

社宅管理の主な業務