社宅管理代行サービスを導入する流れを解説

福利厚生の一環として導入されている社宅制度には、管理業務の煩雑な作業に追われて、担当者のリソースを圧迫してしまうという問題点があります。

社宅管理担当者の業務負荷を軽減して、リソースを確保するには、“社宅管理代行サービス”の導入が挙げられます。

しかし、導入を検討しているものの「どのような流れで導入するのか分からない」「管理会社の選び方が分からない」といった不安を感じている担当者の方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、社宅管理代行サービスを導入するまでの流れを詳しく解説します。

また、現在利用中の社宅管理代行サービスに不満がある場合は、リプレイスする方法があります。

メリットや注意点はこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご覧ください。

社宅管理代行サービスを導入するまでの流れ

社宅制度は、従業員と企業の双方にメリットがある制度ですが、管理業務は専門的な知識が必要で煩雑な作業が多くあります。

加えて労働者人口が減少している影響もあり、近年では社宅管理代行サービスの需要が高まっています。

ここからは、社宅管理代行サービスを導入するまでの流れを解説します。

①導入する目的を明確にする

社宅管理代行サービスを探す前に、アウトソースする必要があるのか、課題を挙げて導入目的を明確にすることが大切です。

▼明確にしておくべき目的例

• コスト削減
• 従業員の転居手続き負荷の削減
• 帳票の刷新・電子化・廃止
• 担当者の業務負荷の軽減
• 脱ハンコをはじめとした業務運用フローのシステム化

アウトソースすることにより、担当者の業務負荷が軽減されても、ほかの部署や入居希望の従業員の手間が増えるケースや、予算以上のコストがかかってしまうケースも考えられます。そのため、あらゆる視点での影響を考えなければいけません。

しかし、事前に導入する目的を明確にしておけば、サービス選定の基準になるほか、導入後の効果測定にも役立てられます。

②委託したい業務を洗い出す

導入する目的を明確にしたあとは、委託したい業務を洗い出します。

“社内での対応が必要な業務”と“委託しても問題ない業務”の2つに分類して、アウトソースする業務内容をしっかりと線引きしておくことが重要です。

社宅管理作業は多岐にわたり煩雑なため、自社のリソースだけで行うと社宅担当者や社宅を利用する従業員などに負荷がかかります。

また、転勤が集中する時期や新規入社で社員が増える時期、確定申告の時期など、時期によって業務が増えると平準化することが難しく、担当者の負荷につながります。

そのため、事前に業務を洗い出しておき、「そもそもこの業務は必要なのか」という視点で、取捨選択の要素を持って線引きをすることが必要です。

これにより、高い費用対効果が期待できる業務委託の実現が見えてきます。

▼社宅管理代行サービスで対応できる業務例

• 契約条件審査・確認
• 入居者からの問い合わせ対応
• 家主・管理会社の対応
• 家賃送金管理
• 更新条件審査
• 原状回復の見積もり確認
• 費用内訳精査
• 原状回復査定交渉
• 支払調書の作成

なお、社宅管理代行サービスを導入するメリットや注意点については、こちらの記事で解説しています。併せてご覧ください。

③社宅管理代行サービス企業の選定

社宅管理代行サービスを提供する企業は多くあるため、自社の目的とニーズに合う最適な企業を選定することが大切です。

サービスを選定する際は、“実績が豊富な企業か”“成長性がある企業か”といったポイントを見ます。実績の豊富さは、実数としての社宅管理戸数や取引社数などが判断材料として挙げられます。

成長性は、実績の伸び率のほか、サービス内容・サービスの運用体制の両軸で、デジタル化を実現するための取組みや投資姿勢などがあるかが選定ポイントです。

また、現状の課題を抽出して改善策を提案してくれる、サービス体制が自社に合っている、守秘義務のガバナンスが適切など、さまざまな点を比較しながら選定する方法もあります。

さらに、契約業務や有事対応、解約精算業務など、各分野の専門スタッフが揃っている企業だと安心です。

④社宅管理代行サービス企業にコンタクト

アウトソースする企業が決定した後は、コンタクトを取り提案を依頼します。

一般的には、各企業のホームページに記載されているお問い合わせページから依頼が可能です。必要があれば資料を請求して、詳しいサービス内容や料金設定などを把握します。

⑤社宅管理代行サービス企業の比較検討

社宅管理代行サービス企業は、各企業で異なるサービスを提供しているため、複数社を比較しながら検討します。

重要なのは価格だけではなく、費用対効果を考えながら将来にわたり安心して任せられる企業を選定することです。

また、システム投資開発への姿勢や、安定したソリューションの継続提供は、利用する従業員の満足度向上に影響があるため、比較の際に確認しておくことも大切です。

社宅管理代行サービスの違い

社宅管理代行サービスには、大きく分けて“代行型”と“転貸型”があります。

一般的なサービスの形態は代行型です。賃貸借契約上、社宅管理代行サービスは借主代理となります。

転貸とは、借主と家主の賃貸関係はそのままで、第三者へ貸すことです。代行型と転貸型の違いは以下のとおりです。

▼代行型と転貸型の違い

転貸型の社宅管理代行サービスは、借り上げた賃貸物件を企業へ転貸するため、複数の賃貸借契約を一括契約できます。

また、借主の立場でしか対応できない業務を委託することもできるため、担当者の負荷軽減につながります。

なお、こちらの記事では社宅管理における代行方式と転貸方式の特徴・違いについて解説しています。併せてご覧ください。

まとめ

この記事では、社宅管理代行サービスについて以下の内容で解説しました。

• 社宅管理代行サービス導入前の流れ
• 社宅管理代行サービスの違い

社内の対応が必須ではない業務に関しては、アウトソースすることで業務負荷の軽減につながります。

社宅管理代行サービス企業を選定する際は、自社の目的に合っているか、委託したい業務を扱っているかなど、価格だけではなく安心して任せることができるかを見極めることが重要です。

『リロケーション・ジャパン』は、転貸方式のパイオニアとして、契約当事者となり社宅管理業務のフルアウトソーシングを実現することができます。部屋探し、契約業務、更新業務、解約業務の一切をアウトソースできるため、煩雑で手間がかかる社宅管理業務を代行することが可能です。

リロケーション・ジャパンの借上社宅管理サービスに関する情報は、こちらをご確認ください。

また、ご不明点やご相談などがございましたら、こちらからお問い合わせください。