
社宅管理代行サービスとは。導入する流れと選定時の比較ポイント
※2024年12月20日更新
福利厚生の一環として導入されている社宅制度には、管理業務の煩雑な作業に追われて、担当者のリソースを圧迫してしまうという問題点があります。
社宅管理担当者の業務負荷を軽減して、リソースを確保するには、“社宅管理代行サービス”の導入が挙げられます。
しかし、導入を検討しているものの「どのような流れで導入するのか分からない」「管理会社の選び方が分からない」などの不安を感じている担当者の方もいるのではないでしょうか。
そこでこの記事では、社宅管理代行サービスを導入するまでの流れを詳しく解説します。
また、現在利用中の社宅管理代行サービスに不満がある場合は、リプレイスする方法があります。
メリットや注意点はこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご覧ください。
リロケーション・ジャパンの社宅管理サービスについてはこちらの資料をご覧ください。
目次[非表示]
- 1.社宅管理代行サービスとは
- 2.社宅管理代行サービスを導入する流れ
- 2.1.①導入する目的を明確にする
- 2.2.②委託する業務を洗い出す
- 2.3.③社宅管理代行サービス事業者を選定する
- 2.4.④打ち合わせ・契約を行う
- 3.社宅管理代行サービスを選定する際の比較ポイント
- 3.1.①委託可能な業務の範囲
- 3.2.②これまでの対応実績
- 3.3.③関連する業界・団体からの信頼度
- 3.4.④サポートの充実度
- 4.まとめ
社宅管理代行サービスとは
社宅管理代行サービスとは、社宅の運用業務を外部に委託できるサービスのことです。大きく分けて代行方式と転貸方式があります。
なお、社宅管理代行サービスを導入するメリットについてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。
代行方式
代行方式とは、企業と貸主が賃貸借契約を結び、委託会社が社宅管理の業務を代行する方式です。
代行方式では、物件探しや契約・家賃の支払いなどの手続きについて、委託会社が代行して行います。一部の社宅業務のみに絞って委託することも可能です。
ただし、賃貸借契約における借主が行う必要のある法的な対応については、アドバイスまでしか行えません。
転貸方式
転貸方式とは、委託会社が当事者として貸主との賃貸借契約を結び、物件を企業に転貸する方式です。
転貸方式の場合、借主の立場でしか対応できない業務も委託できるため、より社宅管理担当者の負担を軽減しやすいといえます。また、複数の賃貸借契約を一括契約できる点も特徴です。
なお、代行方式と転貸方式の違いについてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。
社宅管理代行サービスを導入する流れ
社宅管理代行サービスを導入する際は、目的や依頼する業務を明確にしたうえで、サービス事業者の選定と契約を行います。
①導入する目的を明確にする
社宅管理代行サービスを探す前に、アウトソースする必要があるのか、課題を挙げて導入目的を明確にすることが大切です。
▼社宅管理代行サービスを導入する目的の例
- コスト削減
- 従業員の転居手続き負荷の削減
- 帳票の刷新・電子化・廃止
- 担当者の業務負荷の軽減
- 脱ハンコをはじめとした業務運用フローのシステム化 など
アウトソースすることによって担当者の業務負荷が軽減されても、ほかの部署や入居希望の従業員の負担になるケースや、予算以上のコストがかかってしまうケースも考えられます。そのため、あらゆる視点での影響を考えなければいけません。
事前に導入する目的を明確にしておくことで、サービス選定の基準になるほか、導入後の効果測定にも役立てられます。
②委託する業務を洗い出す
導入する目的を明確にしたあとは、委託したい業務を洗い出します。
“社内での対応が必要な業務”と“委託しても問題ない業務”の2つに分類して、アウトソースする業務内容をしっかりと線引きしておくことが重要です。
社宅管理作業は多岐にわたり煩雑なため、自社のリソースだけで行うと社宅担当者や社宅を利用する従業員などに負荷がかかります。
また、転勤が集中する時期や新規入社で社員が増える時期、確定申告の時期など、時期によって業務が変動すると平準化することが難しく、担当者の負荷につながります。
そのため、事前に業務を洗い出しておき、「そもそもこの業務は必要なのか」という視点で、取捨選択の要素を持って線引きをすることが必要です。
これにより、業務委託による費用対効果の向上が図りやすくなります。
▼社宅管理代行サービスで対応できる業務例
- 契約条件審査・確認
- 入居者からの問い合わせ対応
- 家主・管理会社の対応
- 家賃送金管理
- 更新条件審査
- 原状回復の見積もり確認
- 費用内訳精査
- 原状回復査定交渉
- 支払調書の作成
なお、社宅管理で発生する業務については、こちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。
③社宅管理代行サービス事業者を選定する
社宅管理代行サービス企業は、各企業で異なるサービスを提供しているため、複数社を比較しながら検討します。
候補となるサービス事業者に問い合わせを行って提案を依頼したうえで比較を行います。必要があれば資料を請求して、詳しいサービス内容や料金設定などを把握することが重要です。
なお、社宅管理代行サービスを比較する際のポイントについては後述します。
④打ち合わせ・契約を行う
導入する社宅管理代行サービスが決まったあとは契約を行い、業務委託の開始に向けた打ち合わせを行います。
この際、社宅にする物件の情報提供や、従業員がスムーズに社宅に入居するためのアナウンスについてはサービス事業者に任せられます。
なお、代行方式の社宅管理代行サービスの場合には、自社で貸主との賃貸借契約を締結する必要があります。
社宅管理代行サービスを選定する際の比較ポイント
社宅管理代行サービスを選定する際は、業務範囲や実績、信頼度、サポートの充実度などを比較することが重要です。
①委託可能な業務の範囲
各サービス事業者に委託できる業務の範囲を確認しておきます。
代行方式と転貸方式では委託可能な業務が異なります。また、サービス事業者によってもサービス内容に違いがあります。
委託したい業務に対応できるかを確認したうえで検討することが必要です。
②これまでの対応実績
過去の実績を比較することで、そのサービス事業者が社宅管理に関するノウハウを持っているかを判断できます。
経験豊富なサービス事業者を選ぶことで、自社の現状に合った適切なサポートを受けやすくなります。
実績を測る指標としては、社宅管理戸数や取引者数などが挙げられます。
③関連する業界・団体からの信頼度
数多くの賃貸借契約をトラブルなくスムーズに進めるためには、賃貸不動産業界や関連団体からサービス事業者への信頼も重要となります。
例えば、賃貸不動産業界から信頼されているサービス事業者であれば、各不動産会社との連携が円滑に行え、より企業の要望に合った物件情報を提供しやすくなります。
賃貸管理会社の協会や社宅代行会社の協議会など、外部との関係性を構築できているサービス事業者を選定することが有効です。
④サポートの充実度
社宅管理業務による担当者の負担を軽減するには、サポート体制が充実しているサービス事業者を選ぶことが重要です。
社宅管理業務の委託だけでなく社宅制度の運用に関する総合的なコンサルティングが行える事業者であれば、より広範なサポートが期待できます。
まとめ
この記事では、社宅管理代行サービスについて以下の内容を解説しました。
- 社宅管理代行サービスとは
- 社宅管理代行サービスを導入する流れ
- 社宅管理代行サービスを選定する際の比較ポイント
社内の対応が必須ではない業務に関しては、アウトソースすることで業務負荷の軽減につながります。
社宅管理代行サービス企業を選定する際は、自社の目的に合っているか、委託したい業務を扱っているかなど、価格だけではなく安心して任せることができるかを見極めることが重要です。
『リロケーション・ジャパン』は、転貸方式のパイオニアとして、契約当事者となり社宅管理業務のフルアウトソーシングを実現できます。部屋探し、契約業務、更新業務、解約業務の一切をアウトソースできるため、煩雑で手間がかかる社宅管理業務を代行することが可能です。
詳しくは、こちらの資料をご確認ください。
また、ご不明点やご相談などがございましたら、こちらからお問い合わせください。