社宅管理代行会社の不満はリプレイスで解決！ メリットや注意点とは

※2024年2月29日更新

社宅制度は従業員から喜ばれる福利厚生の一つですが、社宅の戸数が多くなると運用管理が煩雑になります。社宅担当者の業務負担を軽減するために、社宅の運用管理に関する業務を社宅管理代行会社へ委託している企業もあるのではないでしょうか。

一方で、社宅管理代行会社によってサービスの内容や品質、利用できるシステムなどに差があります。現行のサービスやサポート体制などに課題がある場合は、自社に適した運用管理を行ってくれる社宅管理代行会社へリプレイスを行うことも一つの方法です。

この記事では、社宅管理代行会社をリプレイスする理由をはじめ、メリットやリプレイスの方法、注意点について解説します。

社宅管理代行会社をリプレイスする理由

社宅管理代行会社のリプレイスを検討するきっかけは企業によってさまざまですが、現行のサービスやシステムに不満があることが主な理由と考えられます。

①サポート体制が十分でなかった

社宅管理代行会社のサポート体制が十分でないことを理由にリプレイスを行うことがあります。

▼サポート体制に対する不満の例

• 社宅制度の運用に関する相談ができない
• 新しいサービスの提案を受けられない

アフターフォローが充実している社宅管理代行会社であれば、長期間の契約であってもその時々に合わせたサービスや運用体制を見直す提案などを受けられることが期待できます。

②委託できる業務の範囲が狭かった

委託できる業務の範囲が狭いことも、社宅管理代行会社をリプレイスする理由の一つです。業務の範囲が狭く自社で対応が必要な業務が残ると、社宅担当者の負担を軽減できなくなります。

社宅担当者のリソースや業務負担を考慮したうえで、委託したい業務に幅広く対応してくれる社宅管理代行会社を選ぶことが重要です。

③社宅管理の品質に問題があった

社宅管理代行会社による社宅管理の品質に問題があり、より実績やノウハウの豊富な会社へとリプレイスを行う場合もあります。

賃貸借契約や経費管理などの知識・ノウハウが十分でない会社に委託すると、トラブルにつながるリスクがあります。また、円滑に社宅制度を運用できず、従業員の不満につながる可能性も考えられます。

④委託手数料の値上げを要請された

委託手数料に関して値上げの要請があったことを理由に、利用する社宅管理代行会社の見直しを検討する場合があります。

社宅管理代行会社に支払う委託手数料は、継続的に発生します。値上げに対応すると社内の運用コストにも影響を及ぼすため、慎重な判断が求められます。社内の予算だけでなく、コストに見合ったサービスやフォロー体制が整っている社宅管理代行会社を選ぶ必要があります。

⑤利用できるシステムの水準が低い

社宅管理代行会社から提供されるシステムの水準が低いことも、リプレイスを検討する理由の一つといえます。

近年、人手不足や働き方改革への対応に向けて、さまざまな現場でDX（デジタルトランスフォーメーション）（※）が推進されています。社宅の運用においても、システムを活用して業務の効率化や管理品質の向上を図ることが求められます。

現在のシステムに不満がある場合には、より豊富な機能が備わっていたり、顧客の要望に応じて追加開発を行えたりするシステムを用意している社宅管理代行会社へリプレイスを検討する必要があります。

※デジタル技術の活用を通してビジネスモデルの変革を図り、新たな価値の創出や競争上の優位性を確保すること

⑥社宅制度の改定を行う

社宅制度の運用体制や社宅規程を改定することを機に、社宅管理代行会社についても見直しを行うことがあります。

社内の運用体制や社宅規程を改定すると、外部に委託する業務の範囲、必要とするサポートなどが変わります。リプレイスを行う際は、社宅に関する業務の棚卸しを行い、社宅管理代行会社に求める条件を明らかにすることが必要です。

⑦物件の紹介数が少ない

社宅管理代行会社をリプレイスする理由に、物件の紹介数が少ないことが挙げられます。借上社宅を運用する際、物件の選択肢が少ないと従業員からの不満につながったり、社宅制度を利用したくないと言われてしまうこともあります。

社宅制度の満足度向上を図るには、優良な不動産会社とのネットワークを持つ社宅管理代行会社に依頼することが望ましいと考えられます。

社宅管理代行会社をリプレイスするメリット

社宅管理代行会社をリプレイスすることで、現行のサービスに関する不満や問題点を解決できることがあります。リプレイスによって期待できるメリットには、次の3つが挙げられます。

①管理の品質を高められる

社宅管理代行会社をリプレイスすると、業務フローやシステムが刷新されて管理品質の向上につながることがあります。

優良な社宅管理代行会社では、管理業務のボトルネックを追求した業務フロー自体の改善や、使用するシステムのアップデートが日々行われています。社宅担当者は社宅管理を安心して一任できるため、自身のコア業務へ専念することが可能になります。

また、物件の貸主や不動産管理会社などの関係者が多い社宅業務において、企業の社内ワークフローにとどまらない専門的なシステムを導入することで、従業員や社宅担当者の負担を軽減できます。その結果、従業員の満足度向上にもつながります。

②社宅担当者の業務負担を軽減できる

社宅管理代行会社をリプレイスして、社宅管理に関する業務フローを改善することで、残存業務が減って社宅担当者の業務負担を軽減できます。

社宅管理では、物件の選定や賃貸借契約、入居者への対応、退去時の原状回復などのさまざまな業務が発生します。支払調書や決算資料の作成などの事務作業も負担になります。

社宅管理代行会社のリプレイスをすることで、業務委託範囲を拡大したり、業務フローの棚卸しや見直しを行ったりできます。

③トラブルのリスクを避けられる

社宅管理の実績やノウハウが豊富な社宅管理代行会社へとリプレイスすることで、プロの専門知識に基づいた社宅の運用が可能になります。

その結果、社宅管理で生じやすい賃貸借契約や原状回復などに関するトラブルのリスクを低減できます。

▼具体例

• 物件オーナーや不動産会社との契約内容をプロの視点で確認してもらえる
• 家賃・原状回復費の交渉を代行してもらうことで、費用を適正化できる
• トラブル発生時の手続きを代行・サポートしてもらえる

なお、賃貸物件でよくあるトラブルについてはこちらの記事で解説しています。

社宅管理代行会社をリプレイスする方法

社宅管理代行会社をリプレイスする際、委託方式によって社宅管理に関する社内の業務や運用体制が変わります。

社宅管理の委託方式には、代行方式と転貸方式があります。代行方式は、社宅を導入する企業と貸主が賃貸借契約を結び、社宅管理代行会社が社宅管理の業務を代行する方式です。

▼代行方式のメリット・デメリット

一方の転貸方式は、社宅管理代行会社と貸主が賃貸借契約を結び、社宅を導入する企業と転貸借契約を交わして業務全体を委託する方式を指します。

▼転貸方式のメリット・デメリット

代行方式と転貸方式の違いについては、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

※社宅管理代行会社の実績によって大きく異なる

社宅管理代行会社をリプレイスする際の注意点

自社の課題や社宅制度に適した社宅管理代行会社へリプレイスするには、事前に委託したい業務の内容・範囲や契約内容などを確認しておく必要があります。

社宅業務の棚卸しを行う

リプレイスする社宅管理代行会社を選ぶ際は、社宅業務の棚卸しを実施しておく必要があります。

現状の課題や社内のリソースを踏まえて、社宅管理代行会社にどのような業務を依頼したいかを明確にすることで、委託する業務の範囲やサポートが不十分なことによる失敗を防げます。

▼社宅業務を棚卸しする際のポイント

• 廃止または削減ができる業務がないか改めて確認する
• 社宅担当者の負担が大きい、またトラブルが頻発している業務を洗い出す
• 自社で対応する業務と委託する業務を明文化する

契約内容や解約条件を確認する

社宅管理代行会社をリプレイスする際は、契約内容や解約条件について確認しておくことが必要です。

代行方式・転貸方式を問わず、業務委託契約の解約予告を行う期間が定められていることが一般的です。解約予告の期間や期間内に解約した場合の費用については、事前に確認しておくことが重要です。

また、リプレイスする際に社宅の契約名義を変更する場合は、名義変更による事務手数料や再契約手数料などの思わぬ費用が発生する可能性があります。事前に発生が想定される費用の有無や金額を確認しておくと、トラブルを防止できます。

複数の社宅管理代行会社を比較する

複数の社宅管理代行会社を比較して、自社のニーズに対応できる会社を選ぶ必要があります。社宅管理代行会社を比較する際に確認しておきたい項目には、以下が挙げられます。

▼確認しておきたいポイント

• 受託実績（取引社数や管理件数）
• 直近の導入事例
• 契約形態（転貸方式・代行方式）
• 対応業務の範囲と費用
• 業務フロー
• 運用の安定性（BCP対策･属人化リスク等）
• システム投資開発への姿勢
• システムの機能や水準
• 不動産会社とのネットワーク
• 引越し会社とのネットワーク
• トラブル対応やアフターフォローの体制　など

まとめ

この記事では、社宅管理代行会社のリプレイスについて以下の内容を解説しました。

• 社宅管理代行会社をリプレイスする主な理由
• 社宅管理代行会社をリプレイスするメリット
• 代行方式と転貸方式のメリット・デメリット
• 社宅管理代行会社をリプレイスする際の注意点

社宅管理代行会社をリプレイスすることで、管理品質の向上や社宅担当者への業務負担の軽減、トラブルのリスク回避などのメリットが期待できます。ただし、代行方式と転貸方式によって運用体制やメリット・デメリットが異なります。

自社の課題や社宅制度に合った社宅管理代行会社へリプレイスするには、事前に業務の棚卸しを実施するとともに、契約内容と違約金を確認すること、複数の社宅管理代行会社を比較することが重要です。

『リロケーション･ジャパン』では、借上社宅のフルアウトソーシングや社有社宅の運用代行などを行っております。物件の契約手続きや事務作業、入居者の管理などの煩雑な業務をサポートして、社宅担当者の負担を軽減します。

また、20年以上にわたるサービス提供実績とその経験を活かして、お客さまの要望に応えるシステム開発を続けており、大手企業から中小企業まで1,200社以上の取引実績があります。

詳しくは、こちらをご確認ください。