人事異動はいつの時期に行う？ 内示のタイミングと社宅運用のポイント
従業員の人事異動が決まると、後任者への引き継ぎや関係者への連絡などのさまざまな業務手続きが必要になるほか、転居を伴う場合には新居と引越しの準備も進める必要があります。
社宅制度を導入している場合は、従業員が転居先の社宅へとスムーズに引越しできるように、手続きやサポートを行うことが求められます。
人事総務部門のご担当者さまのなかには、「人事異動の内示はどのタイミングで行えばよいのか」「社宅への転居をスムーズに進めるために何をすればよいのか」と気になる方もいるのではないでしょうか。
この記事では、一般的な人事異動の時期と内示のタイミング、社宅への転居をスムーズに進めるポイントについて解説します。
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一般的な人事異動の時期
人事異動は、会社の決算時期に合わせて行われることが一般的です。決算時期は3月または9月が多く、4月または10月から新たな配属先へ異動となります。
3月と9月に人事異動が行われる背景には、一般社団法人 日本経済団体連合会（通称、経団連）による“採用選考に関する指針”に基づいた入社のタイミングが関係しています。日本の雇用慣行では、主に新卒入社は4月、中途入社は4月または9月のタイミングで行われています。
転居を伴う人事異動の場合、この時期は不動産会社や引越し会社も繁忙期に当たるため、各社の混雑が予想されます。基本的に、定期人事異動の時期を変えることは難しいですが、新卒入社後の人事異動はこの時期を避けて、5月や7月など柔軟に変更している企業も見られます。
なお、不動産会社の繁忙期・閑散期についてはこちらの記事をご確認ください。
人事異動の内示を行うタイミング
人事異動が決定したら、対象の従業員へ内示を行います。内示を行うタイミングは、人事異動の2週間〜1ヶ月前が一般的といわれています。
ただし、単身または家族での転居を伴う場合には、1〜6ヶ月前に余裕をもって内示または人事異動について事前に相談をすることもあります。
従業員へ内示を行う際は、業務の引き継ぎや引越しの準備、子どもの保育園・幼稚園、学校の手続きなども踏まえて、従業員にとって無理のない期間を確保することが必要です。
人事異動による社宅への転居をスムーズに進めるポイント
転居先で社宅の利用を希望する場合には、従業員の時間と経済的な負担を配慮して手続きを進めることが重要です。
①社宅利用のフローを共有する
人事異動が決まった従業員に対して、社宅の利用に関する手続きのフローをマニュアルや社内ポータルサイトなどで共有しておく必要があります。社宅に入居するまでの手続きについては、社有社宅と借上社宅で異なります。
▼社有社宅
- 従業員が人事総務部門へ社宅利用の申請を行う
- 社宅担当者が申請内容を確認して、入居条件を満たす場合に承認を行う
- 社宅の費用負担や社宅規程などを記載した社宅使用誓約書を従業員と締結する
- 入居開始日までに鍵を受け取り引越しを行う
▼借上社宅
- 従業員が人事総務部門へ社宅利用の申請を行う
- 社宅担当者または従業員が入居条件を満たす賃貸物件を探す
- 社宅の費用負担や社宅規程などを記載した社宅使用誓約書を従業員と締結する
- 不動産会社で賃貸物件の内見と申し込みを行う
- 賃貸物件の審査に通過したら、賃貸借契約書を締結する
- 入居開始日までに鍵を受け取り引越しを行う
借上社宅の物件探しについては、社宅担当者が行う場合のほか、従業員自身が賃貸物件を探して入居条件を満たす際に企業が承認を行う場合があります。
また、賃貸物件の内見は、現地に足を運んで確認する方法だけでなく、オンラインで実施する、または実施しない場合もあります。
借上社宅の社内申請フローや社宅使用誓約書の内容については、こちらの記事で解説しています。
賃貸物件の内見ができない場合の対処方法については、こちらの記事をご確認ください。
②住所変更に伴う手続きのマニュアルを作成する
社宅の利用に関するフローに加えて、住所変更に伴って従業員側で行う必要がある手続きについても、マニュアルを作成・共有しておくことが重要です。
いつまでに何をするかをマニュアルにまとめておくと、従業員が計画的に転居の準備を進めやすくなります。
▼住所変更に伴う主な手続き
- 役所への住民異動届の提出
- 公的証明書・資格証などの住所変更（マイナンバーカード、運転免許証、車庫証明書、介護保険被保険者証、国民健康保険証、パスポート など）
- 子どもがいる場合、転園・転校の手続き
- 現住居での退去通知（賃貸物件の場合）
- 引越し日までの不良品の処分と荷造りの準備
住所変更の手続きや引越しが決まったときにやることについては、こちらの記事でまとめています。
③引越し会社の手配や家具・家電の準備をサポートする
人事異動に伴う転居については従業員の負担となるため、企業が引越し会社の手配や家具の準備などをサポートすることも見当が必要です。
引越し会社の手配を代わりに行ったり、費用を一部または全部負担したりすることで、従業員側の労力や金銭的な負担を抑えられます。
また、転居先で新たに一人暮らしを始める従業員もいます。生活に必要な家具・家電を購入する際には、20〜30万円ほどの費用がかかります。企業で社宅の家具・家電を用意することで、従業員の金銭的な負担が削減されて満足度の向上にもつながると考えられます。
なお、引越し費用の負担割合や家具・家電つき社宅のメリット・デメリットについては、こちらの記事で解説しています。
まとめ
この記事では、人事異動に伴う社宅への転居について以下の内容を解説しました。
- 一般的な人事異動の時期
- 人事異動の内示を行うタイミング
- 人事異動による社宅への転居をスムーズに進めるポイント
人事異動は、3月と9月の決算時期に合わせて行われることが多く、異動の2週間〜1ヶ月前に対象の従業員へ内示することが一般的とされています。
従業員が人事異動に伴い社宅を利用する場合には、社宅申請のフローや住所変更に伴う手続きのマニュアルを作成・共有するとともに、引越し会社の手配や、家具・家電の準備をサポートすることがポイントです。
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