【チェックリストつき】社宅への引越しが決まったときにやることとは？

転勤に伴って社宅への引越しが決まった際には、さまざまな準備や手続きが発生します。「何から準備すればよいのか」と戸惑う従業員もいると考えられるため、引越しの流れや準備について情報共有をしておくことが望ましいといえます。

人事総務部門の担当者のなかには、「引越しが決まった従業員に共有するためのマニュアルやチェックリストを作成したい」とお考えの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、引越しが決まった際にやることについてチェックリストとともに解説します。

なお、転勤に伴う引越し費用の負担についてはこちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

→【あわせて読みたい！】物流業界の今！社宅引越しに与える影響について

転勤が決まってすぐにやること

転勤で引越しが決まった際にすぐにやることには、以下が挙げられます。

▼転勤が決まってすぐにやることリスト

• 新居探し
• 引越し会社の選定
• 契約者の住所変更
• 不用品の処分
• 解約通知（賃貸物件に住んでいる場合）

①新居探し

転勤が決まったタイミングで、すぐに新居探しを始めます。特に不動産会社の繁忙期となる2～3月・9～10月は、物件の競争が激しくなるため、できる限り早めに決定することが重要です。

借上社宅の場合には、社宅担当者が物件探しを行う場合のほかに、一定の制限のなかで従業員が自ら物件を探して会社が許可をするケースもあります。

新居の物件が決まったら、入居可能日を確認したうえで必要書類を用意して賃貸借契約を締結します。賃貸借契約の締結には、入居審査が必要になります。

なお、不動産会社の繁忙期と閑散期や賃貸借契約の準備については、こちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

②引越し会社の選定

物件の賃貸借契約を締結したら、見積りを取って引越し会社を選定します。

借上社宅の場合、特定の引越し会社と提携している場合もありますが、繁忙期は混み合うことが予想されます。スムーズに引越し会社を手配するために、早めの見積もり依頼と引越し希望日の決定を行うことが必要です。

▼引越し会社を選定するときの注意点

• 2月中旬から4月初旬は繁忙期となり、依頼から対応まで時間を要する場合が多い
• 長距離での引越しは、夕積みの翌日または翌々日の朝降ろしとなることが一般的
• 車両の陸送は3～10日ほどの期間がかかる

③解約通知

引越し日が決定したら、現在住んでいる賃貸住宅の賃借人に解約通知を行います。解約通知期間は1ヶ月以上前と定められていることが一般的です。

賃貸借契約の内容によって解約予告期間が異なるため、契約書を確認して期日までに告知をする必要があります。また、解約通知の際には、オーナーまたは管理会社と退去立会いの日時を調整します。

賃貸住宅の解約予告期間についてはこちらの記事をご確認ください。

④不用品の処分

賃貸物件を退去する際には、従業員の私物をすべて引き上げる必要があることから、引越しに伴って不要なものを事前に処分しておきます。

荷物が増えると引越し料金が増加するため、なるべく不要なものは先に仕分けをして処分しておくことが望ましいといえます。

なお、従業員自身で購入・取りつけたエアコンを転居先でも使用する場合は、事前に引越し会社に伝えておく必要があります。エアコンの脱着作業は、引越しの前日に行われることが一般的です。

→【おすすめ！】記事と合わせて読みたい「原状回復の基本知識と課題解決のポイント」

引越しの1週間前までにやること

引越しの1週間前までに、新居への移転に伴う各種手続きを行うとともに、計画的に荷造りを進め始めます。

▼引越しの1週間前までにやることリスト

• 住所変更の手続き
• ライフラインの手続き
• 梱包材の準備
• 使用頻度が低い荷物の梱包

①住所変更への手続き

現在と異なる市町村へ引越しする場合は、現住所の役所へ転出届を提出する必要があります。そのほか、住所変更の手続きが必要な内容に以下が挙げられます。

▼住所変更の手続きをする内容

• インターネットのプロバイダ契約
• 運転免許証
• 子どもの幼稚園、学校
• 郵便物の転送

引越しに伴う役所への届出については、こちらの記事で解説しています。

出典：総務省『住所の異動届は正しく行われていますか？』

②各種ライフラインの手続き

現在住んでいる住宅において、ガス・水道・電気などのライフラインの停止手続きを行います。

退去立会いの日程・時間を踏まえて、引越しまでの生活に支障がないようにライフラインを確保しておくことが重要です。

退去に伴うライフラインの手続きについては、こちらの記事をご確認ください。

③梱包材の準備

引越し先へ荷物を運ぶための梱包材を準備して、梱包の準備を始めます。

▼用意しておく梱包材

• 段ボール
• ガムテープ
• 養生テープ
• 緩衝材
• ビニール袋

引越し会社によっては無料で梱包材を提供していることもありますが、荷物量が多くなる場合は追加料金が発生することもあるため、事前に確認をして準備を進めることが望ましいでしょう。

④使用頻度が低い荷物の梱包

引越しまでに使用する機会がないと思われるものから荷造りを始めます。引越し前日までの生活に支障が出ない荷物を選ぶことがポイントです。

▼引越し前日までの生活に支障が出ない荷物の例

• 季節外の衣類や寝具
• 使用頻度が低い生活家電やストック用品
• インテリア雑貨や趣味グッズ

また、引越し会社に梱包・開梱を依頼する場合には、時間に余裕を持って依頼しておくようにします。

引越しの前日～当日までにやること

引越しの前日には、荷物をすぐに搬出できる状態にしておく必要があります。また、忘れ物がないように荷物の最終チェックを行います。

▼引越しの前日～当日までにやることリスト

• 日用品の荷造り
• 引越し作業

①日用品の荷造り

引越しの前日になったら、使用頻度の高い日用品の荷造りを行います。引越し当日まで使用するものは、使い終わった段階で段ボールに詰めておくようにします。

また、入居後に以下のような設備を従業員が自ら購入して設置していた場合には、退去時にすべて撤去する必要があります。

▼撤去を忘れやすい設備の例

• 照明器具
• 物干し竿
• エアコン
• ガスコンロ

ただし、入居前からもともと備わっていた設備については、オーナーや管理会社の許可なく撤去するとトラブルにつながるため、注意が必要です。

②引越し作業

引越し会社の作業員が到着したら、荷物の指示や確認をしながら積み込みを始めます。引越し作業を行うときの注意点は、以下のとおりです。

▼引越し作業を行うときの注意点

• 家具や家電などの大きな荷物の設置場所を事前に決めておく
• 積み残しがないか必ず確認してからサインをする
• 引越し会社の作業員が家財に傷をつけてしまった場合には、証拠として写真を撮っておく

荷物の運び出しがすべて終わったら、旧居の掃除をして退去立会いを行います。退去立会いでは、賃貸物件のオーナーまたは管理者と借主が一緒に部屋の損耗や傷などの状態を確認して、原状回復工事の費用負担を決定します。部屋の確認が終わったら、修繕内容について記載した書面へのサインと鍵の返却を行います。

なお、引越しに伴う旧居の掃除についてはこちらの記事をご確認ください。

まとめ

この記事では、社宅への引越しが決まったときにやることについて以下の内容を解説しました。

• 転勤が決まってすぐにやること
• 引越しの1週間前までにやること
• 引越しの前日から当日までにやること

転勤が決まってから社宅への引越しまでには、住所変更の手続きや解約通知、引越し会社の手配、荷造りなどさまざまな準備が必要になります。

スムーズに社宅への引越しを行うために、社宅担当者は従業員が行う準備をまとめたチェックリストやマニュアルを作成して、共有しておくことが重要です。

また、社宅として借り上げる賃貸物件の選定や引越し会社の手配などを社宅担当者が行う場合は、業務の負担につながりやすくなります。社宅担当者の業務効率化を図るには、アウトソーシングを活用することも一つの方法です。

『リロケーション・ジャパン』の社宅管理サービスでは、包括転貸方式による社宅管理のフルアウトソーシングによって、物件探しや賃貸借契約、引越しなどのあらゆる業務を一括でサポートしています。

詳しくは、こちらをご確認ください。

→【あわせて読みたい！】物流業界の今！社宅引越しに与える影響について